Назначение аванса в авансовом отчете примеры

Виды назначений аванса в авансовом отчете — из нашего материала вы узнаете, от чего они зависят и как их можно кратко записать.

Авансовый отчет: функции и особенности оформления

С авансовым отчетом чаще всего приходится сталкиваться тем сотрудникам, которые занимаются снабжением или ездят в командировки.

Как организовать выдачу и возврат подотчета, см. в материале «Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами».

В этом отчете одновременно сочетается несколько функций, таких как:

  • отчетная — с его помощью сотрудники отчитываются по подотчетным суммам;
  • учетная — на его основе бухгалтерия заносит информацию о движении подотчетных средств (выданных, возвращенных и др.) или о поступлении материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами;
  • информационная — в нем содержится множество сведений, необходимых для учета и отчетности (о подотчетном лице, величине его задолженности, сумме и направлении использования потраченных средств и др.).

Заполнить авансовый отчет можно двумя способами:

  • вручную — для этого в бухгалтерии нужно взять специальный бланк отчета формы АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) или разработанную самой компанией форму;
  • электронно — заполнив графы авансового отчета на компьютере, скачав электронный бланк отчета.

Заполненный на бумаге или на компьютере документ подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем фирмы. При этом электронные отчеты могут подписываться электронной цифровой подписью и согласовываться в системе электронного документооборота (письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

Назначение авансов в авансовом отчете: где и что записать

Назначение аванса отражается в отдельной графе авансового отчета. Строгих правил при ее оформлении не существует. При этом необходимо учесть следующее:

  • цель выдачи денег подотчетному лицу обычно отражается в приказе или служебной записке (форма документа утверждается самой компанией);
  • графа «Назначение аванса» в авансовом отчете в краткой форме должна эту цель содержать.

Аванс сотруднику может быть выдан:

  • на покрытие расходов, связанных с командировкой (оплату авиа- или железнодорожных билетов, проживание в гостинице, суточные и т. д.);
  • приобретение товарно-материальных ценностей (запчастей, бензина и др.);
  • почтовые расходы (отправку корреспонденции, покупку конвертов, открыток);
  • иные расходы (представительские, рекламные и пр.).

В графе «Назначение аванса» не требуется отражать детализированную информацию о предстоящих расходах — достаточно указать название укрупненной группы расходов. Можно использовать следующие формулировки (например):

  • «Командировочные расходы»;
  • «Покупка ГСМ», «Для приобретения запчастей»;
  • «Почтовые расходы», «Представительские расходы» и др.

Если сотрудник отчитывается сразу по нескольким видам расходов, возможна формулировка «Общехозяйственные нужды».

Что понадобится оформить кроме авансового отчета, если подотчетные средства потрачены на представительские расходы — см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Вид аванса в авансовом отчете должен соответствовать цели выдачи подотчетных средств — ее можно узнать из приказа или служебной записки. Вид аванса в краткой форме отражается в специально отведенной в авансовом отчете графе с формулировкой «Командировка», «Общехозяйственные нужды» и др.

Заполняем авансовый отчет

Как отчитываются подотчетные лица

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

  • наименование и ИНН покупателя;
  • сумму акциза;
  • номер таможенной декларации;
  • страну происхождения товара;
  • разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты. Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится. Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Есть информация, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансовый отчет работником. Подотчетное лицо в графах 1-6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления в авансовом отчете.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Читать еще:  Продление регистрации иностранного гражданина по месту пребывания: подача документов

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в налоговом учете. Бухгалтер и подотчетник должны правильно заполнить документ, чтобы компании не доначислили налоги.

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.

Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.

Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.

За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.

Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.

Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.

Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.

На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.

Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

***

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

На предприятиях различных форм собственности часто возникает потребность выдачи средств подотчет. В нижеследующей статье будет рассмотрено, на какие же цели могут быть направлены подотчетные средства, как подотчетным лицам оформить отчет за взятые средства и как верно заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете.

Нюансы получения подотчетных сумм

Если работник направляется в командировку (проживание, суточные, питание), или необходимо оплатить представительские расходы, или если организации необходимо приобрести что-либо, используя наличный способ оплаты, ему предоставляются денежные средства в подотчет. В каждой компании распорядительным актом руководителя строго установлен круг подотчетных лиц, им позволяется предоставлять подотчетные суммы на установленные цели. Подотчетным лицом называют персонал, которому предоставили денежные средства в подотчет. Подотчетными лицами назначаются:

  • Штатные сотрудники фирмы;
  • Лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера.

В целях получения средств в подотчет, персонал должен дать заявление руководителю предприятия. В таком заявлении указываются ФИО и должность сотрудника, цель траты подотчетных средств, сумма цифрами и прописью, а также дата и подпись сотрудника. Из кассы выдаются денежные средства только после утверждения данного заявления. В таком случае кассир, выдавший деньги, оформляет данный факт хозяйственной жизни специальным документом — расходным кассовым ордером. Также подотчетные суммы можно направлять безналичным способом – на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Позже, после планируемой траты денежных средств, персоналу необходимо отчитаться в их использовании в течение трех рабочих дней. Тогда работником предоставляются все подтверждающие расходование (факт платы) документы (кассовые, товарные чеки, билеты) и оформляется авансовый отчет.

Авансовый отчет – это специальный бланк, составляемый сотрудником с целью отчитаться за трату подотчетных средств. Оформляется авансовый отчет по определенной форме. Заполнять его можно одним из следующих вариантов:

  • Рукописным способом;
  • Электронным способом.

Данный отчет внешне предстает в виде двухсторонней таблицы. Как и любой другой документ, он содержит определенные реквизиты. Наиболее важными из них являются:

  • ФИО и должность подотчетного лица;
  • Сведения о предыдущих авансах работника;
  • Количество приложений;
  • Документы, подтверждающие факт оплаты (их реквизиты — кому и за что уплачено и на какую сумму);
  • Назначение аванса.

Авансовый отчет представляется для проверки бухгалтеру и главный бухгалтеру, а утверждает его руководитель компании. Далее авансовый отчет направляется обратно в бухгалтерию, там – расходы, перечисленные в нем, принимаются к учету.

При возникновении остатка средств – сумма должна быть возвращена в кассу. В данной ситуации кассиром составляется специальный документ – приходный кассовый ордер. Когда происходит перерасход – сумма излишне потраченных денежных средств возмещается работнику. Тогда кассиром составляется расходный кассовый ордер. Либо сумму перерасхода отправляют на карту работника безналичным способом.

Персоналу, не предоставившему отчет по ранее получаемым авансам, средства в подотчет предоставлять запрещается.

Назначение аванса

Рассмотрим более подробно реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете. Какую же информацию необходимо указать в данной строке? Назначение аванса – это цель, на осуществление которой предоставлены денежные средства в подотчет. Расходовать эти средства можно только строго на нужды, которые приведены в этом реквизите. В зависимости от ситуации, в данную графу можно внести следующие сведения:

  • Когда сотрудник планирует израсходовать средства на несколько разных целей, то можно указать обобщенно «общехозяйственные расходы»;
  • При такой ситуации, когда персонал отправляют в служебную командировку, в назначении платежа указывается фраза «командировочные расходы»;
  • Если деньги получены на приобретение чего-либо для нужд организации, следует указать конкретно. Например, «приобретение канцтоваров» или «покупка дизельного топлива»;
  • Когда суммы были выданы с целью оплаты представительских расходов, в этой графе указывается «на оплату представительских расходов». Под ними понимаются затраты на проведение деловых мероприятий, а также транспортных, буфетных переводческих услуг, проводимых в рамках этих мероприятий. На такие расходы заблаговременно составляется смета, и сотрудник, получивший денежные средства в подотчет, затрачивает их на расходы, в этой смете указанные.
Читать еще:  Должностная инструкция инженера по лесопользованию

Таким образом, строгих указаний и ограничений по заполнению реквизита «назначение аванса» в авансовом отчете не имеется. Данную строку необходимо заполнять в соответствии с целями расходования подотчетных сумм.

Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

На предприятиях различных форм собственности часто возникает потребность выдачи средств подотчет. В нижеследующей статье будет рассмотрено, на какие же цели могут быть направлены подотчетные средства, как подотчетным лицам оформить отчет за взятые средства и как верно заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете.

Нюансы получения подотчетных сумм

Если работник направляется в командировку (проживание, суточные, питание), или необходимо оплатить представительские расходы, или если организации необходимо приобрести что-либо, используя наличный способ оплаты, ему предоставляются денежные средства в подотчет. В каждой компании распорядительным актом руководителя строго установлен круг подотчетных лиц, им позволяется предоставлять подотчетные суммы на установленные цели. Подотчетным лицом называют персонал, которому предоставили денежные средства в подотчет. Подотчетными лицами назначаются:

  • Штатные сотрудники фирмы;
  • Лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера.

В целях получения средств в подотчет, персонал должен дать заявление руководителю предприятия. В таком заявлении указываются ФИО и должность сотрудника, цель траты подотчетных средств, сумма цифрами и прописью, а также дата и подпись сотрудника. Из кассы выдаются денежные средства только после утверждения данного заявления. В таком случае кассир, выдавший деньги, оформляет данный факт хозяйственной жизни специальным документом — расходным кассовым ордером. Также подотчетные суммы можно направлять безналичным способом – на карту сотрудника.

Авансовый отчет

Позже, после планируемой траты денежных средств, персоналу необходимо отчитаться в их использовании в течение трех рабочих дней. Тогда работником предоставляются все подтверждающие расходование (факт платы) документы (кассовые, товарные чеки, билеты) и оформляется авансовый отчет.

Авансовый отчет – это специальный бланк, составляемый сотрудником с целью отчитаться за трату подотчетных средств. Оформляется авансовый отчет по определенной форме. Заполнять его можно одним из следующих вариантов:

  • Рукописным способом;
  • Электронным способом.

Данный отчет внешне предстает в виде двухсторонней таблицы. Как и любой другой документ, он содержит определенные реквизиты. Наиболее важными из них являются:

  • ФИО и должность подотчетного лица;
  • Сведения о предыдущих авансах работника;
  • Количество приложений;
  • Документы, подтверждающие факт оплаты (их реквизиты — кому и за что уплачено и на какую сумму);
  • Назначение аванса.

Авансовый отчет представляется для проверки бухгалтеру и главный бухгалтеру, а утверждает его руководитель компании. Далее авансовый отчет направляется обратно в бухгалтерию, там – расходы, перечисленные в нем, принимаются к учету.

При возникновении остатка средств – сумма должна быть возвращена в кассу. В данной ситуации кассиром составляется специальный документ – приходный кассовый ордер. Когда происходит перерасход – сумма излишне потраченных денежных средств возмещается работнику. Тогда кассиром составляется расходный кассовый ордер. Либо сумму перерасхода отправляют на карту работника безналичным способом.

Персоналу, не предоставившему отчет по ранее получаемым авансам, средства в подотчет предоставлять запрещается.

Назначение аванса

Рассмотрим более подробно реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете. Какую же информацию необходимо указать в данной строке? Назначение аванса – это цель, на осуществление которой предоставлены денежные средства в подотчет. Расходовать эти средства можно только строго на нужды, которые приведены в этом реквизите. В зависимости от ситуации, в данную графу можно внести следующие сведения:

  • Когда сотрудник планирует израсходовать средства на несколько разных целей, то можно указать обобщенно «общехозяйственные расходы»;
  • При такой ситуации, когда персонал отправляют в служебную командировку, в назначении платежа указывается фраза «командировочные расходы»;
  • Если деньги получены на приобретение чего-либо для нужд организации, следует указать конкретно. Например, «приобретение канцтоваров» или «покупка дизельного топлива»;
  • Когда суммы были выданы с целью оплаты представительских расходов, в этой графе указывается «на оплату представительских расходов». Под ними понимаются затраты на проведение деловых мероприятий, а также транспортных, буфетных переводческих услуг, проводимых в рамках этих мероприятий. На такие расходы заблаговременно составляется смета, и сотрудник, получивший денежные средства в подотчет, затрачивает их на расходы, в этой смете указанные.

Таким образом, строгих указаний и ограничений по заполнению реквизита «назначение аванса» в авансовом отчете не имеется. Данную строку необходимо заполнять в соответствии с целями расходования подотчетных сумм.

Назначение аванса в авансовом отчете примеры

Авансовый отчет — образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить. Для чего составляется авансовый отчет Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП. Он должен быть составлен не позже 3 дней п.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Заполняем авансовый отчет

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ЗАТРАТНЫЕ счета в УСЛУГАХ (работах) производстве

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем. Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах , с указанием сумм затрат по ним.

Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете. Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы , с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка перерасхода предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета. После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру. Любая компания, ведущая хозяйственную деятельность, сталкивается с необходимостью проводить расчеты с подотчетными лицами, будь то командировки, представительские мероприятия или банальная покупка канцелярских принадлежностей.

При этом требуется соблюдение определенных правил, которые законодатели корректируют с завидной регулярностью. В данной статье рассмотрены основные этапы подотчета с учетом действующих норм, а также типичные нарушения, допускаемые на этом участке работы. Деньги для оплаты хозяйственных расходов, в том числе командировочных, могут выдаваться двумя способами:.

Руководитель обязан завизировать заявление, от руки проставляя сумму выделяемых средств, срок выдачи, дату и подпись. В силу занятости он может передоверить согласование главбуху или уполномочить иное лицо, выписав для этого доверенность. Затем для выдачи денег составляется расходный кассовый ордер РКО. Следует отметить, что Положение не делает исключений для случая, когда деньги под отчет оформляет на себя директор компании. А это значит, что потребуются все вышеназванные документы.

Во втором случае процедура значительно упрощается: заявление и РКО не нужны, подотчетная сумма переводится на банковский счет сотрудника. Такой способ выдачи денег одобрил Минфин, выпустив совместно с Федеральным казначейством письмо от Кроме этого, на время командировки или для покупки ТМЦ может быть выдана корпоративная пластиковая карта, которую впоследствии подотчетник возвращает обратно.

По истечении срока, указанного в заявлении, работник должен представить авансовый отчет или вернуть полученную ранее сумму в кассу. На это ему отводится три рабочих дня. В некоторых случаях болезнь, отпуск, командировка Положение позволяет начать отсчет 3-дневного периода со дня выхода на работу.

Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.

Читать еще:  Должностная инструкция врача гинеколога медицинского центра

Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:. При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица.

Вариантов дальнейшего развития событий три:. Согласно ст. Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет тыс. Рассуждают фискалы так: нет заявления — нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы.

Если будет превышение — это еще один штраф по той же самой статье КоАП. Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица. Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. Штраф — тыс.

Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию. Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя.

Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов. Вообще в организации целесообразно разработать регламент по работе с подотчетными лицами положение, приказ по предприятию , где прописать сроки, порядок действий, состав документов и другие важные моменты и ознакомить с ним заинтересованных лиц.

Это дисциплинирует сотрудников, в том числе позволит более ответственно подходить к сбору оправдательной первички. О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1с8. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию должность , назначение аванса, а также дату составления. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка назначение авансовых сумм на хозпотребности или представительские затраты. Последняя должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, сумму документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов и листов в этих документах.

Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

Информация о том, как сделать авансовый отчет по командировочным расходам в программке 1с. Как верно работать с авансовым отчетом в программке 1с бухгалтерия 3. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не наименее 5-ти лет. По поводу проводок в авансовых отчетах указывают суммы издержек по всем операциям, дебет счетов, субсчета. Фамлибою и инициалы, профессию должность , предназначение аванса, а также дату составления. Сумму ндс пример дизайна авансового отчета этим методом см.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является. Если были выявлены перерасход средств либо остатки, из ранее приобретенного либо сегодняшнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой страничке формы отчета.

Ао, по факту принятия документа бухгалтер должен непременно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу. Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Да, он должен расписаться два раза, и за кассира предприятия, и за головного бухгалтера. В году такие сведения можно набирать на индивидуальном компьютере.

И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные ао А означает, компания имеет право на свое усмотрение производить ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении. Ваш e-mail не будет опубликован. Перейти к содержимому. При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Содержание Заполнение авансового отчета Проводки по авансовому отчету 1. Выдача денег под отчет 2. Авансовый отчет Каковы правила оформления авансовых отчетов в году? Оправдательные документы 4.

Типичные нарушения и ответственность Авансовый отчет — образец заполнения учет перерасхода Заполняем авансовый отчет ibuh бухгалтерия — первый портал Авансовый отчет Заполняем авансовый отчет в рф по примеру образцу на Авансовый отчет правила и образец заполнения в том числе и в 1с Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете Интересные публикации:.

Образец заполнения лицевой стороны авансового отчета. Образец заполнения оборотной стороны авансового отчета. Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты наименование, содержание и т.

Интересные публикации: Счет 71 проводки Выдача в подотчет Такси в командировке Как списать канцтовары Приказ на представительские расходы Авансы по прибыли Подотчетное лицо Приказ на подотчетных лиц. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет — бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы. Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам. Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы. Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Авансовый отчет: образец заполнения 2019

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф. Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами п. Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету. Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение.

Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

Подотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет. С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом. Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно принять авансовый отчёт?

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем. Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах , с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете. Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте. Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы , с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка перерасхода предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов. Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

Авансовый отчет-2018: образец заполнения

Авансовый отчет заполняют для подтверждения выданных подотчетных. Смотрите и скачивайте идеальный образец заполнения авансового отчета , который устроит инспекторов, и с которым вы пройдете любую проверку. Ошибки в расчетах с подотчетными могут привести к штрафам за кассовые нарушения, а также доначислениям НДФЛ и взносов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector