Как правильно оформить письмо в организацию образец
В последние десятилетия делопроизводство стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.
Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.
Сущность официального письма и его отличие от обычного
Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.
Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.
Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:
- не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
- пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
- проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
- составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
- не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее
Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.
Пару слов о реквизитах и общем содержании документа
Подпись на письме
Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:
- полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
- сведения об ИНН, КПП, ОКПО и ОКУД (для организаций)
- адрес и всевозможные контакты отправителя
- аналогичная информация об адресате
- непосредственно суть послания
- дата его составления
- подпись полномочных лиц и печать (для организаций)
Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.
Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.
Содержание письма должно быть изложено:
- Четко и понятно для адресата.
- Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
- Аккуратно, лаконично и грамотно.
В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.
Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:
Виды официальных писем
Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:
- Гарантийные письма, отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
- Письма-просьбы
- Запросы
- Приглашения на мероприятия
- Приглашения к сотрудничеству
- Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
- Коммерческие предложения
- Жалобы
- Требования
- Инструкции
- Рекламные и информационные письма
По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.
Особенности оформления и передачи послания адресату
В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:
- аккуратности
- полном соответствии нормам делопроизводства
- целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)
Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !
Для чего необходим документ?
Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.
Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.
Общие правила составления
Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:
- Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
- Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
- Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
- При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
- Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.
Готовые примеры написания таких писем можно скачать ниже.
Как пишется:
-
Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума. Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.
В основной части лучше всего лаконично сформулировать одно чёткое требование при этом лучше сослаться на некоторые нормативные акты, которые дают составителю право писать подобные бумаги.
Запрос на получение документов. Чтобы добиться желаемого, нужно принимать во внимание тот факт, что информация, содержащаяся в бумагах, может являться конфиденциальной.
Нужно составлять запрос так, чтобы у адресата не возникло сомнений в необходимости предоставления бумаг и в отсутствие, какого – либо подвоха или попытки выведать тайную информацию. Если документ будет составлен неверно или вызовет у адресата определённые подозрения, то в предоставлении документов будет попросту отказано.
- Скачать образец официального письма с запросом на предоставление информации в организацию
- Скачать образец делового письма-запроса на предоставление документов в компанию
О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.
Куда отправляется?
Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.
Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.
На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.
Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.
Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.
Возможные ответы
Положительный
Положительный ответ также представляет собой деловое письмо, поэтому оно тоже должно быть оформлено правильно. Стоит отметить, что при получении запроса необходимо дать на него ответ как можно быстрее. Излишнее промедление может выставить организацию, в которую пришёл запрос в дурном свете.
- Ответ на запрос в обязательном порядке должен оформляться на бланке организации, в которую пришло письмо.
- Он должен содержать всевозможные реквизиты, такие как:
- ИНН;
- ОГРН;
- дату составления;
- подпись составителя;
- регистрационный номер;
- информацию об исполнителе.

- Скачать бланк типовой формы письма-ответа
- Скачать образец положительного ответа на письмо-запрос
Отрицательный
Отрицательный ответ должен быть построен немного иначе.
- Первым делом, нужно выразить благодарность за обращение в организацию, которая пишет ответ.
- Потом нужно чётко сформулировать причины отказа в предоставлении информации или документов.
- Далее, следует констатировать, что на основании вышеизложенных причин организация вынуждена отклонить запрос или отказать. При написании ответа такого типа необходимо использовать исключительно вежливые формулировки, так как текст, написанный сухим тоном, может обидеть отправителя письма и сформировать у него неправильное мнение об организации, которая прислала ему такой ответ.
- Помимо этого, составителю ответа настоятельно рекомендуется указать в тексте другие органы, имеющие возможность предоставить подобную информацию.
- Ещё следует прописать, когда и при каких обстоятельствах можно добиться от них желаемого. Конечно, писать подобное следует, если есть точная информация относительно подобного.
Отказ сам по себе бросает тень на орган, приславший его, а если письмо составлено плохо, то отправитель может заработать дурную репутацию. Так, может случиться, если запрос делали, какие – то серьёзные люди или компании.
Как обосновать причину отказа?
Основания могут быть разными в зависимости от ситуации. Например, налоговая служба присылает запрос на предоставление фактур, накладных и т.д. При этом запрос производиться вне налоговых проверок и мотивируется необходимостью получения сведений относительно конкретной сделки.
В данной ситуации можно сослаться на статью 93 НК РФ. В ней чётко прописано, что вместе с требованиями должна быть предоставлена копия поручения того органа, который хочет произвести проверку контрагента. Ещё в ней прописано что:
- Если налоговая служба запрашивает определённую документацию о сделке на весомых основаниях вне проверок, то она вправе требовать данные бумаги у участников данной сделки или прочих лиц, располагающих ими.
- При проведении проверок налоговый орган имеет полное право направлять поручения об истребовании нужной ему документации, касающейся деятельности человека, которого проверяют. В такой ситуации в поручении должно быть чётко прописано, какое именно мероприятие проводится, сведения, на основании которых можно идентифицировать сделку, интересующую налоговую службу.
О том, как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.
Предоставление котировок – что это такое?
Если верить статье 72 ФЗ №44, то запрос котировок представляет собой определение поставщика, подрядчика или исполнителя, в рамках которого неограниченному кругу лиц предоставляются сведения относительно потребностей заказчика.
Статья 72 №44-ФЗ. Проведение запроса котировок
- Под запросом котировок понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд товарах, работах или услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса котировок и победителем запроса котировок признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта.
- Заказчик вправе осуществлять закупки путем проведения запроса котировок в соответствии с положениями настоящего параграфа при условии, что начальная (максимальная) цена контракта не превышает пятьсот тысяч рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения запроса котировок, не должен превышать десять процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем сто миллионов рублей.
- Не допускается взимание платы за участие в запросе котировок.
Люди получают сведения за счёт их размещения в единой информационной системе. Победителя в таком случае определяют из числа участников закупки имеющей ценовое предложение, которое является минимальным, это позволяет минимизировать коррупционную составляющую в сфере закупок.
Когда используют данный метод, то не допускают внесение обеспечения, а также иное взимание оплаты любого типа. Когда производится запрос котировки, то основным фактором, влияющим на определение поставщика, исполнителя или подрядчика является цена.
При этом заказчику, должно быть, обеспечено получение контракта, обладающего максимальной выгодой. Однако запрос котировки может быть осуществлён не всегда, а только в том случае, когда выполняются следующие условия:
- Максимальная стоимость определённого контракта не превышает 500000 руб.
- Общий объём годовых закупок, производимый при помощи запроса котировок не должен превышать 10% от общего объёма денег. Последние выделяются с целью осуществления закупок, которые производит заказчик за отчётный период.
Подробнее о предоставлении информации по запросу цен читайте здесь.
Из всего изложенного выше можно сделать вывод, что сам запрос, как и ответ на него должен быть составлен в соответствии с определёнными правилами. При их нарушении запрос, скорее всего, будет не удовлетворён, а неправильно написанный ответ может сформировать ошибочное мнение об органе, который его прислал.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях: готовые примеры и образец письма-запроса
В России, нельзя просто так получить какую – либо информацию или документацию не написав официальный запрос в письменной форме. Для составления подобной бумаги существует определённые правила и требования для сотрудников. Если она написана правильно, то составитель сможет сэкономить массу своего времени. Для чего необходим документ? Куда отправляется? Что такое предоставление котировок? Эти и многие другие вопросы рассмотрим в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !
Для чего необходим документ?
Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.
Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.
Общие правила составления
Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:
- Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
- Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
- Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
- При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
- Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.
Готовые примеры написания таких писем можно скачать ниже.
Как пишется:
-
Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума. Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.
В основной части лучше всего лаконично сформулировать одно чёткое требование при этом лучше сослаться на некоторые нормативные акты, которые дают составителю право писать подобные бумаги.
Запрос на получение документов. Чтобы добиться желаемого, нужно принимать во внимание тот факт, что информация, содержащаяся в бумагах, может являться конфиденциальной.
Нужно составлять запрос так, чтобы у адресата не возникло сомнений в необходимости предоставления бумаг и в отсутствие, какого – либо подвоха или попытки выведать тайную информацию. Если документ будет составлен неверно или вызовет у адресата определённые подозрения, то в предоставлении документов будет попросту отказано.
- Скачать образец официального письма с запросом на предоставление информации в организацию
- Скачать образец делового письма-запроса на предоставление документов в компанию
О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.
Куда отправляется?
Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.
Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.
На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.
Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.
Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.
Возможные ответы
Положительный
Положительный ответ также представляет собой деловое письмо, поэтому оно тоже должно быть оформлено правильно. Стоит отметить, что при получении запроса необходимо дать на него ответ как можно быстрее. Излишнее промедление может выставить организацию, в которую пришёл запрос в дурном свете.
- Ответ на запрос в обязательном порядке должен оформляться на бланке организации, в которую пришло письмо.
- Он должен содержать всевозможные реквизиты, такие как:
- ИНН;
- ОГРН;
- дату составления;
- подпись составителя;
- регистрационный номер;
- информацию об исполнителе.

- Скачать бланк типовой формы письма-ответа
- Скачать образец положительного ответа на письмо-запрос
Отрицательный
Отрицательный ответ должен быть построен немного иначе.
- Первым делом, нужно выразить благодарность за обращение в организацию, которая пишет ответ.
- Потом нужно чётко сформулировать причины отказа в предоставлении информации или документов.
- Далее, следует констатировать, что на основании вышеизложенных причин организация вынуждена отклонить запрос или отказать. При написании ответа такого типа необходимо использовать исключительно вежливые формулировки, так как текст, написанный сухим тоном, может обидеть отправителя письма и сформировать у него неправильное мнение об организации, которая прислала ему такой ответ.
- Помимо этого, составителю ответа настоятельно рекомендуется указать в тексте другие органы, имеющие возможность предоставить подобную информацию.
- Ещё следует прописать, когда и при каких обстоятельствах можно добиться от них желаемого. Конечно, писать подобное следует, если есть точная информация относительно подобного.
Отказ сам по себе бросает тень на орган, приславший его, а если письмо составлено плохо, то отправитель может заработать дурную репутацию. Так, может случиться, если запрос делали, какие – то серьёзные люди или компании.
Как обосновать причину отказа?
Основания могут быть разными в зависимости от ситуации. Например, налоговая служба присылает запрос на предоставление фактур, накладных и т.д. При этом запрос производиться вне налоговых проверок и мотивируется необходимостью получения сведений относительно конкретной сделки.
В данной ситуации можно сослаться на статью 93 НК РФ. В ней чётко прописано, что вместе с требованиями должна быть предоставлена копия поручения того органа, который хочет произвести проверку контрагента. Ещё в ней прописано что:
- Если налоговая служба запрашивает определённую документацию о сделке на весомых основаниях вне проверок, то она вправе требовать данные бумаги у участников данной сделки или прочих лиц, располагающих ими.
- При проведении проверок налоговый орган имеет полное право направлять поручения об истребовании нужной ему документации, касающейся деятельности человека, которого проверяют. В такой ситуации в поручении должно быть чётко прописано, какое именно мероприятие проводится, сведения, на основании которых можно идентифицировать сделку, интересующую налоговую службу.
О том, как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.
Предоставление котировок – что это такое?
Если верить статье 72 ФЗ №44, то запрос котировок представляет собой определение поставщика, подрядчика или исполнителя, в рамках которого неограниченному кругу лиц предоставляются сведения относительно потребностей заказчика.
Статья 72 №44-ФЗ. Проведение запроса котировок
- Под запросом котировок понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд товарах, работах или услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса котировок и победителем запроса котировок признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта.
- Заказчик вправе осуществлять закупки путем проведения запроса котировок в соответствии с положениями настоящего параграфа при условии, что начальная (максимальная) цена контракта не превышает пятьсот тысяч рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения запроса котировок, не должен превышать десять процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем сто миллионов рублей.
- Не допускается взимание платы за участие в запросе котировок.
Люди получают сведения за счёт их размещения в единой информационной системе. Победителя в таком случае определяют из числа участников закупки имеющей ценовое предложение, которое является минимальным, это позволяет минимизировать коррупционную составляющую в сфере закупок.
Когда используют данный метод, то не допускают внесение обеспечения, а также иное взимание оплаты любого типа. Когда производится запрос котировки, то основным фактором, влияющим на определение поставщика, исполнителя или подрядчика является цена.
При этом заказчику, должно быть, обеспечено получение контракта, обладающего максимальной выгодой. Однако запрос котировки может быть осуществлён не всегда, а только в том случае, когда выполняются следующие условия:
- Максимальная стоимость определённого контракта не превышает 500000 руб.
- Общий объём годовых закупок, производимый при помощи запроса котировок не должен превышать 10% от общего объёма денег. Последние выделяются с целью осуществления закупок, которые производит заказчик за отчётный период.
Подробнее о предоставлении информации по запросу цен читайте здесь.
Из всего изложенного выше можно сделать вывод, что сам запрос, как и ответ на него должен быть составлен в соответствии с определёнными правилами. При их нарушении запрос, скорее всего, будет не удовлетворён, а неправильно написанный ответ может сформировать ошибочное мнение об органе, который его прислал.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Согласно ГОСТ, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб (для государственных предприятий);
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа;
9) номер счета в банке;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату входящего документа;
14) заголовок к тексту;
17) фамилия и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят состав обязательных реквизитов.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Согласно ГОСТ изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
· по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
· по начальным слогам слов, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
· смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.
Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений в почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.
Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).
Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов исполнителей, последней частью будет порядковый номер исходящего письма например, № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и поручения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:
На № ___________ от _________
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Новосибирской государственной академии
экономики и управления
проф. Шеметову П.В.
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:
с дополнительной ответственностью
Скатертный пер., 22
г. Москва, 103030
Согласно ГОСТ 6.38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:
акад. Иванову А. Г.
проф. Кирсанову Н.Г.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту долженотражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику отделения милиции
По делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма — текст: Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Приложение: на ________ л. в _______ экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
Приложение: информационный материал о международной
выставке «СИБ-96» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К.Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтведить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В.Петров Подпись Г.А.Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9848 — | 7704 —
или читать все.
188.163.64.155 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
Образцы делового письма. Как написать деловое письмо
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.
Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Как правильно писать и оформлять деловые письма
- Роман Мориц
Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.
Бланк письма и оформление
Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».
В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:
- название (и сокращённое наименование);
- фактический и почтовый адреса;
- адрес электронной почты;
- контактные телефоны;
- адрес сайта.
Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.
Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:
- минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
- если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
- отдельно нумеруется каждое приложение;
- в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
- в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
- в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
- обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.
Общие правила написания
Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:
- вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
- содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
- резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.
Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.
Язык письма
Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.
Несколько практических советов:
- используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
- чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
- не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
- избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
- пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
- избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
- проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.
Особенности обращения к адресату
Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.
- Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
- Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
- При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:
- «С уважением,» «Искренне ваш»;
- «С наилучшими пожеланиями»;
- «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
- «Всегда рады оказать вам услугу»;
- и т. д.
Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.
Этика делового письма
Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.
Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:
- «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
- «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
- «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?
Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.
Составление электронных писем
Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.
Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.
- Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
- Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
- Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
- Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
- Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
- Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
- Используйте только стандартные шрифты.
- Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
- Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
- Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
- К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
- В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
- Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
Предлагаем вам образец делового письма.
Подводя итоги
Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:
- объективность;
- краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
- нейтральность тона изложения;
- отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
- отсутствие эмоциональных оценок;
- чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.