Положение о структурном подразделении пример

Обязательно ли Положение о структурном подразделении? Кто и как его разрабатывает и есть ли нюансы в оформлении? Читайте в нашей статье, скачайте образец документа

Обязательно ли составлять Положение о структурных подразделениях

Положение о структурных подразделениях необходимо, если фирма открывает свое представительство или филиал. В обоих случаях это обособленные подразделения юридического лица, находящиеся в отдельном месте. Первое, как следует из названия, представляет перед третьими лицами интересы основного офиса. Это же входит в функции филиала, но, в отличие от представительства, он может реализовывать дополнительные иные задачи.

Скачайте документы из статьи

Несмотря на то, что филиал/представительство не оформляются как отдельные юридические лица, Гражданский кодекс устанавливает для них требование действовать на основании утвержденных Положений (ст. 55 ГК). Таким образом, положение о структурном подразделении это локальный нормативный акт, регламентирующий основные вопросы создания, функционирования и существования подразделения.

А для отдела или департамента, цеха или службы этот документ необязателен, но желателен. Несмотря на то, что такие структурные единицы не являются самостоятельными юрлицами и не обособлены от головной фирмы, Положение оптимизирует управление. А значит, работа будет более эффективной. Нежелательно допустить самостоятельное создание нескольких Положений внутри организации – скорее всего, они будут разработаны непрофессионально, противоречить друг другу.

Чем дополнить ПВТР из за изменений в работе с кадрами

Разработка Положения о структурном подразделении

Кто разрабатывает Положение – напрямую зависит от вида подразделения. Для филиалов и представительств ООО необходимо предварительно созвать общее собрание участников. Решение о создании нормативного акта должно быть принято кворумом как минимум в 2/3 голосов (Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ)

Для простых структурных подразделений достаточно решения руководителя, выраженного в письменном распоряжении. Исключение – если порядок создания Положения заранее обозначен в Уставе фирмы, тогда надо следовать ему. Непосредственно созданием текста документа обычно занимается инженер по организации управления производством, либо специалист по работе с персоналом или кадровик. Как консультанты, в работе над Положением участвуют обязательно юристы. Общее руководство возлагается на одного из заместителей руководителя (обычно по работе с персоналом).

Подход к разработке Положения не должен быть формальным. Мы советуем воспользоваться таким алгоритмом:

Шаг 1. Составьте перечень задач и функций нового структурного подразделения. Он должен быть подробным, точным. Распределите их по направлениям работы. Для удобства можно воспользоваться профстандартами, Квалификационным справочником должностей.

Шаг 2. Вычислите количество необходимого персонала, а также численность управленцев. Оптимальной считается, когда на одного мелкого непосредственного руководителя приходится 8-10 подчиненных. Оцените возможности контроля. При необходимости сформируйте дополнительные внутренние структуры (отделы, участки, службы и т.п.).

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Шаг 3. Определите место нового отдела, цеха внутри существующей организации, опишите схемы взаимодействия. Убедитесь, что нет дублирующих функций и должностей. На этом шаге предварительная часть работы закончена.

Шаг 4. Составьте Положение о структурном подразделении, воспользовавшись образцом, который можно скачать в нашей статье.

Шаг 5. Передайте его на согласование. Внимательно отнеситесь ко всем замечаниям и предложениям: только учет чужих мнений позволит сделать документ действительно объективным и эффективным. Если возникнут принципиальные разногласия, целесообразно собрать согласительную комиссию.

Шаг 6. Получите одобрение юристов организации. Они должны досконально проверить текст на предмет соответствия актуальному законодательству.

Шаг 7. Готовый документ передайте на утверждение руководителю.

Процесс создания и согласования Положения небыстрый, так как в него вовлечено большое количество участников. Предусмотрите это при планировании жизни организации.

Структура Положения

Установленного единого образца для Положения нет, поэтому оно составляется в свободной форме, по аналогии с подобными документами. Допустимы и даже желательны схемы (инфографика): они помогают доходчиво объяснить нужные сведения.

Главное – избежать дублирования данных из прочих нормативных документах, вносить в Положение только то, что имеет отношение к управлению структурным подразделением. Например, при описании функций руководителя отдела не надо копировать его должностную инструкцию полностью, а дать на нее ссылку. Структура нормативного акта обычно выглядит так:

Читать еще:  Извещение ZK письмо заказное от кого - как узнать?

1. Общие положения. В нем описывается место подразделения внутри предприятия, возможное вхождение в более крупную единицу, уровень подчиненности. Тут же описывается порядок создания и ликвидации, слияния или преобразования. Обязательно укажите перечень нормативных документов, на основании которых составляются общие положения. Например, для информационного отдела это, помимо внутренних локальных нормативных актов, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Можно указать местонахождение отдела или цеха. Иногда в этот же раздел вносят глоссарий – расшифровку терминов, которые будут употребляться дальше в тексте.

2. Структура и штатная численность подразделения.Оно может иметь собственную внутреннюю структуру, в том числе временную. Она описывается в данном разделе. Также необходимо зафиксировать особенности подчинения: порядок назначения, функционирования и замещения начальника отдела, например.

3. Основные задачи и функции.Никакая служба не может создаваться без цели, просто потому что «так надо». Хороший генеральный директор всегда осознает, каким может быть идеальный результат и донесет до подчиненных его и способы его достижения. Все цели, поставленные перед структурным подразделением, должны быть достижимыми, точными, конкретными. Главное – находиться в одном русле с целями всего предприятия. То же относится к задачам и функциям: они должны быть подробно и недвусмысленно зафиксированы в нормативном документе.

4. Права и ответственность.Данный раздел посвящен описанию прав и ответственности, связанными именно со структурным подразделением. Обычно точно фиксируется ответственность руководителя, а про персонал делается отсылка к должностным инструкциям. Помните, что работодатель вправе привлекать исключительно к дисциплинарной (замечание, выговор, увольнение) и материальной ответственностям. А административные и уголовные правонарушения наказываются на основании законодательства надзорными органами.

5. Регламент взаимодействия с прочими подразделениями фирмы.Обратите внимание: речь идет не о сотрудничестве отдельных работников, а о связи именно подразделений. Принципиально важно, чтобы отображение этой информации было по возможности зеркальным, то есть имелось во всех Положениях по предприятию.

Если написано, что цех А транспортирует готовую продукцию на склад Б, в Положении склада Б должно быть зафиксировано, что он принимает продукцию от цеха А. В акт вносятся только постоянные, а не временные связи. Они могут быть совместными, встречными, согласованными, односторонними.

Если Положение создается для филиала, мы рекомендуем внести в него сведения о правовом статусе, имуществе, управлении и бухучете, финансово-хозяйственной деятельности.

Также целесообразно предусмотреть ситуацию, когда подразделение ликвидируется, порядок внесения возможных изменений и т.п. Обычно эти вопросы выносятся в заключительный раздел.

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Как оформить Положение

Как мы уже сообщили, Положение оформляется в произвольном виде. Обязательные данные, которые должны быть в нем:

1. Точное наименование организации-автора . Сверьте его с учредительными документами, Уставом. Сокращенное название, если оно закреплено нормативно, укажите на строку ниже полного, в скобках.

2. Гриф утверждения. Он выглядит так:

  • Первая строка — УТВЕРЖДАЮ (без кавычек).
  • Вторая строка – должность, фамилия и инициалы должностного лица.
  • Третья – подпись.
  • Четвертая – дата проставления подписи.

Если Положение утверждается одновременно с созданием структурного подразделения, целесообразно делать это одним приказом. Тогда гриф будет немного другим:

  • Первая строка – УТВЕРЖДЕНО.
  • Вторая – название распоряжения. Оно пишется в именительном падеже.
  • Третья – регистрационный номер документа и дата издания.
  • Наименование структурного подразделения.

Выбор вида и названия напрямую зависит от штатной численности и направления деятельности. Например, на предприятиях федерального подчинения «управление» не может иметь меньше 20 человек персонала, «отдел» – от 10, «отделение» – от 2. Если в фирме больше 700 человек, служба охраны труда от 6 человек будет называться «отделом», от 3 до 5 – «бюро». В целом, коммерческие фирмы вольны сами устанавливать подобные нормативы внутри собственной организации. Но опыт государственных учреждений нельзя игнорировать, он доказал свою работоспособность.

Название нового отдела или цеха также остается в компетенции разработчиков. Можно использовать сферу деятельности – например, «финансовое управление»; обозначить статус подчинения – «отдел главного технолога»; уточнить выпускаемую продукцию — «цех журнального производства» и т.д. Удобно прибегать к формулировкам Общероссийского классификатора профессий, они привычны и понятны.

Читать еще:  Со Скольки Часов Продают Алкоголь В Воронеже В 2020 Году

Далее идет непосредственно содержание Положения, разбитое на разделы. Документ вступает в силу с момента подписания руководителем. Действует, пока его не заменят новым или не отменят отдельным распоряжением.

Приложение составляется в одном экземпляре и подлежит постоянному хранению. Во все инстанции (другие отделы, бухгалтерию, кадровую службу) передается именно копия.

Кто утверждает

Готовый документ обязательно утверждается руководителем предприятия. Иногда в учредительных документах может быть установлено, кто еще имеет право подписи на локальных нормативных актах, кроме первого лица.

В некоторых случаях необходимо обратиться в орган, уполномоченный участниками юридического лица. В бюджетной сфере часто прибегают к специальному документу — «Инструкции о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Процедура утверждения может быть оформлена как с помощью грифа , так и путем издания приказа руководителем.

Как и кого ознакомить

Согласование – сложный процесс. В нем принимают участие:

  • вышестоящее руководство организации,
  • начальник юридической службы,
  • зам.руководителя, отвечающий за эту область работы,
  • руководитель службы управления персоналом.

Кроме того, желательны согласования с руководителями связанных структурных подразделений взаимоотношения с которыми будут прописаны в документе. Это позволит добиться четких недвусмысленных формулировок и исключения дублирования функций.

Глоссарий. Положение о структурном подразделении

Положение о подразделении (положение об отделе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положение о подразделении — содержание

Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе (например, положение об отделах банка Н-ского филиала). Таким образом, типовое положение, как пример положения о структурном подразделении, часто используется в практической работе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Основные задачи;
  3. Функции;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Взаимоотношения.

Как правило, при разработке положения о подразделении в разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» — это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение об отделе — ответственность

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положение о подразделении может утверждаться распорядительным документом(постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении — оформление

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Разработка положения о структурном подразделении предприятия

Как построить типовое Положение о структурном подразделении в Business Studio и как на его основе построить действующее Положение об отделе (в качестве примера Положения о структурном подразделении рассматривается Положение об отделе кадров) можно подробно посмотреть в методике «Проектирование системы управления».

Читать еще:  Что такое дебет и кредит в бухгалтерии

Положение об отделе (шаблон)

1.1.Отдел _____________________ является самостоятельным структурным подразделением компании.

1.2. Отдел ____________________ формируется приказом директора (решением учредителя) компании.

1.3. Отдел ___________________ ликвидируется приказом директора (решением учредителя) компании.

1.4. Отдел ______________________ возглавляет __________________________________, который назначается директором компании и подчиняется непосредственно директору компании.

1.5. Сотрудники отдела _________________ назначаются ______________ по представлению __________________________.

1.6. Отдел __________________________ в своей деятельности руководствуется:

— действующими законодательными и нормативными актами;

1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

1.9. Основные понятия, используемые в настоящем положении:

2. Структура отдела.

2.1.Структуру и численность отдела _________________________ определяет директор компании приказом по согласованию (представлению) ________________________________.

2.2. Отдел ______________________________ имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

При этом в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________________________, а в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________________________.

2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет _______________________________ по согласованию с директором компании, ___________________________.

3. Задачи и функции отдела __________________________.

3.1. Задачи отдела:

3.2. Функции отдела:

4. Права отдела ______________________:

4.1. Давать сотрудникам отдела(ов) ___________________ указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела ________________________, в соответствии с их должностными инструкциями.

4.2. Участвовать в совещаниях компании, проводимым, в том числе по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.3. Запрашивать от других структурных подразделений компании информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций.

4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями компании и с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.

4.5. Представительствовать от имени компании в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.

4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела.

4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в компании: _______________

4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.

5. Взаимоотношения с подразделениями компании.

Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел ______________________ взаимодействует со структурными подразделениями компании по следующим вопросам:

5.1. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ — по вопросам:

5.2. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ — по вопросам:

5.3. С __________________________ — по вопросам:

5.4. С __________________________ — по вопросам:

6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела ____________________ несет начальник (главный специалист) отдела.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

6.3. Начальник (главный специалист) отдела ___________________________, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за:

— предоставление руководству и структурным подразделениям компании недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела,

— предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим компаниям недостоверной информации о работе отдела и компании и информации в рамках компетенции отдела,

— недобросовестное исполнение должностных обязанностей,

— нарушение производственной и трудовой дисциплины;

— несоблюдение Устава, локальных нормативных актов компании и должностных инструкций;

— необеспечение сохранности вверенного отделу _________________________ имущества;

Правила перепечатки данного материала (трудового договора) на другой сайт

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в «бумажные» газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail

Всего в Пакете Кадровика 1880 образцов документов — см. содержание Пакета Кадровика>>

>> БЕЗ ОПЛАТЫ для ознакомления Вы можете заказать по электронной почте комплект 100 образцов документов из «Пакета Кадровика». Для этого перейдите по этой ссылке>>

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector