Документооборот в организации пример схема

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Схема документооборота в организации пример». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:

  • минимальное количество инстанций на пути документации;
  • наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
  • сокращение времени на их выполнение;
  • сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
  • уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;

В ходе оптимизации делопроизводственных процессов разрабатываются документы, описывающие оптимальные маршруты, содержащие схемы прохождения объектов, регламентирующие последовательность операций. К ним относятся: табель форм документов, маршрутно-технологические схемы документооборота организации, графики и схемы перемещения документации.

Схема документооборота на предприятии

Потребуется вести учет временных потерь, понесенных на рассмотрение конкретной бумаги поштучно каждым подчиненным, задействованном в ее рассмотрении.
Все бумаги должны быть поделены на группы по различным признакам и в рамках них бумаги перемещаются внутри компании в соответствии с прописанными для них маршрутам.

Управление документооборотом организации Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.

Быстрый расчет объема документооборота В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Только в таком качестве электронный документооборот в организации — пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи — отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

Процедура организации документооборота в компании

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине.

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Основные постулаты касательно документооборота

Дабы наладить процесс обращения бумаг у себя в компании, стоит все же понимать как это должно примерно выглядит. Ниже предлагается общая схема, что сможет вам помочь разобраться в тематике.

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность. Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее.

Специфическая черта корпоративного электронного архива — обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.
Читать еще:  Как узнать в чьем ведении находится дорога, Правовая помощь

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Любой бизнес продуцирует накопление немалого числа бумаг да еще довольно много поступает от внешних лиц. Дабы не погрязнуть в горах бумаг и не потерять важные их них стоит позаботиться о грамотной организации процесс от их приемки до сдачи в архив после отработки.

Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников — обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой «Положения о информационной системе организации». С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции.

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:

  1. Прямоточность;
  2. Непрерывность;
  3. Ритмичность;
  4. Пропорциональность загрузки.

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Документооборот — движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Упрощение оборота документации Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов: Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот.

Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица.

Ошибки в организации документооборота

Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Читать еще:  Как получить земельный участок ветерану боевых действий

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

То есть, Вы должны разработать его таким образом, чтобы он Вам только помогал, а не был в тягость. В нижеприведенной таблице изложены важные принципы процесса, и они помогут Вам грамотно наладить процесс “жизненного цикла” бумаг именно в Вашей фирме.

Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают.

Документооборот в организации: когда всё на своих местах

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.
Его организация позволяет сделать работу с документами, не выходящими за пределы предприятия, более эффективной. Внутреннюю документацию принято выделять в отдельную группу, т.к.

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Схема документооборота.

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

  • Технический прогресс;
  • Развитие экономики;
  • Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

  • создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
  • незнание работниками требований к оформлению документов;
  • некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
  • несвоевременное исполнение документов;
  • использование копировальной техники.

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

В организации все документы разбиваются на потоки:

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Все документы предприятия можно разделить на:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.
Читать еще:  Закон о тишине в многоквартирном доме с 2019 года, Newsment, Яндекс Дзен

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

  1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
  2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
  3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
  4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
  5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
  6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
  7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
  8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
  9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
  10. Подпись документа руководителем.
  11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
  12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
  13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Работой с документами занимается Общий отдел.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector