Унифицированные формы кадровых документов в 2020 году

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
  • Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • личная карточка работника;
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  • приказ об увольнении и др.
  1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
  • табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

  • приходный кассовый ордер;
  • расходный кассовый ордер;

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Унифицированные формы кадровых документов в 2019-2020 годах

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • предоставление отпуска;
  • увольнение;
  • направление в командировку;
  • поощрение.

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

  • личная карточка работника (госслужащего);
  • штатное расписание;
  • учетная карточка педагогического, научного работника;
  • график отпусков;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание для командированного сотрудника;
  • табель учета рабочего времени.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно двумя способами:

  • приложениями к коллективному договору;
  • отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Читать еще:  Замена тракторных прав по истечении срока: Гостехнадзор

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти двумя путями:

  • видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
  • создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

  • наименование формы;
  • дата, когда документ составляется;
  • наименование организации, использующей форму;
  • содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
  • величина измерения факта хозяйственной жизни;
  • указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
  • место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей» от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430.

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то, возможно, предприниматель посчитает нужным оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Эти формы с 2015 года необязательны, но и не запрещены. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».

Инструкция по составлению штатного расписания на 2020 год с образцом

Штатное расписание – один из основных нормативных актов, где приводятся сведения о структуре, численности и штатном составе организации. Составлять этот документ обязаны все работодатели вне зависимости от формы собственности и видов деятельности.

Разберемся, как заполнить и утвердить бланк штатного расписания на 2020 год – образец формы вы найдете ниже.

Зачем нужно штатное расписание

В законодательстве не существует прямой обязанности по заполнению штатки. Если изучить положения ТК РФ, видно, что в нем содержится множество ссылок на этот документ (стат. 15, 57 и др.). При проверке контрольных ведомств (ФСС, ПФР, ИФНС, прокуратора, ГИТ и др.) первое, что запрашивают у работодателя – это штатное расписание. Данный ЛНА позволяет получить следующую информацию:

  • Численность персонала в целом по организации и отдельно по ее структурным подразделениям.
  • Перечень должностей (профессий) работников.
  • Размер ФОТ (фонд оплаты труда), включая доплаты, надбавки, оклады и пр.
  • Организационная структура учреждения.
  • Иерархия подчиненности отделов.

Ввели новые штрафы для бухгалтеров! Скачайте памятку с нарушениями и мерами ответственности за них:

Кроме того, штатка позволяет работодателю оперативно управлять трудовыми ресурсами. С помощью этого документа наглядно видно, требуется сокращать кадры или, наоборот, расширять; соответствует уровень зарплаты среднеотраслевому; сколько трудоустроено «вредников».

Обратите внимание! ТК РФ не обязывает работодателей заполнять штатное расписание. Только в одном случае, а именно, при сокращении персонала, не обойтись без этой формы. Ведь в такой ситуации основанием для прекращения трудовых взаимоотношений являются вносимые в расписание корректировки. Ссылка на измененное расписание приводится в кадровом приказе на увольнение персонала.

Форма штатного расписания в 2020 году

Документ необходимо пересматривать минимум один раз в год. Чтобы оформить по всем правилам штатное расписание на 2020 год, нужно или разработать собственный документ, или использовать унифицированный. Типовой бланк ф. Т-3 и порядок заполнения утверждены в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

Если работодатель применяет форму, которая разработана самостоятельно, в ней нужно указать все обязательные для первички реквизиты (стат. 9 № 402-ФЗ от 06.12.11 г.). Бланк должен быть утвержден руководителем в учетной политике специальным приказом. К числу обязательных реквизитов расписания относятся:

  • № и дата составления формы.
  • Точное наименование работодателя.
  • Список структурных подразделений предприятия.
  • Перечень профессий, должностей, специальностей с обозначением квалификационного уровня.
  • Данные по штатным единицам.
  • Данные по заработку, включая оклады, доплаты, надбавки и пр.
  • Дата вступления в силу и период действия.
  • Реквизиты распоряжения, которым штатка вводится в действие.
  • Личные подписи ответственных лиц с указанием их должностей и ФИО (полностью).

Если организация решила применять типовую форму, в ней нужно заполнять все предусмотренные строки и графы. В том случае, когда данных к отражению нет, соответствующие поля прочеркиваются.

Что удобнее – собственный бланк или унифицированный? Ответ на этот вопрос может дать только работодатель. На практике большинство организаций предпочитают работать с типовым бланком. Ведь в нем уже предусмотрены все необходимые реквизиты.

Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание

Обычно разработкой документа занимается кадровик предприятия. К примеру, начальник ОК (отдел кадров), менеджер по персоналу, инспектор по кадрам и т.д. Если в организации не предусмотрена должность кадровика, руководитель вправе самостоятельно разработать бланк или доверить обязанность бухгалтеру, секретарю, экономисту, иному специалисту. Процедура включает в себя следующие этапы:

  • Руководитель работодателя дает ответственному сотруднику поручение разработать форму штатки.
  • Составленный проект должностное лицо передает директору компании на рассмотрение.
  • В случае необходимости в бланк вносятся корректировки и правки.
  • Окончательный проект утверждается руководителем посредством издания приказа.
  • Содержимое распоряжения доводится до сведения ответственных сотрудников.

Кто обязан подписывать расписание? В унифицированном бланке формы Т-3 предусмотрены поля для подписей начальника ОК и главного бухгалтера. Но утверждает документ только руководитель. Для этого издается отдельный приказ. Распоряжение можно составить в произвольном виде с учетом общепринятых норм делопроизводства. Главное – указать в приказе следующие данные:

  • №, место и дата заполнения.
  • Название организации.
  • Наименование документа.
  • Причина издания.
  • Дата вступления в действие штатки.
  • Численность штата и размер ФОТ.
  • Ответственное лицо за разработку проекта.
Читать еще:  Как пережить развод с мужем: этапы и способы

Реквизиты (№ и дата) распоряжения вписываются в отдельное поле штатного расписания. В ф. Т-3 такая строка предусмотрена в верхнем правом углу. Без издания приказа расписание юридического действия не имеет.

Штатное расписание на 2020 год оформляем по правилам

При первичном заполнении расписания ему нужно присвоить порядковый номер «1». В дальнейшем используется нумерация по сквозному принципу. Далее рассмотрим порядок составления расписания на унифицированном бланке. Эти же правила можно применять в случае разработки собственной формы:

  • Дата – в расписании существует 2 даты. Первая обозначает день составления документа, вторая – момент вступления ЛНА (локально-нормативный акт) в действие. Рекомендуется разработать и утвердить расписание при заключении трудового договора с самым первым работником. При необходимости можно составлять корректировки расписания – к примеру, при изменении организационной структуры, кадровой политики работодателя.
  • Реквизиты организации – нужно указать полное наименование работодателя, его код ОКПО.
  • Реквизиты приказа – приводятся № и дата распоряжения, которое вводит в действие штатное расписание.
  • Код подразделения – кодировка структурных подразделений работодателем осуществляется самостоятельно. Значения показателей устанавливаются так, чтобы легко можно было определить иерархию подчиненности отделов. При наличии у организации ОП (обособленных подразделений) и/или филиалов, их тоже нужно учитывать как самостоятельные структурные единицы. В случае делегирования руководителю обособленного подразделения полномочий по составлению отдельного расписания, оно будет входить в состав общего штатного расписания.
  • Наименования должностей, профессий – перечни указываются отдельно по каждому из имеющихся подразделений. Если есть «вредники» и/или льготники, их нужно выделять отдельными блоками для удобства. В общих случаях отдельных законодательных требований при внесении наименований не утверждено. Не требуется указывать профессии и должности в точном соответствии с квалификационными справочниками. Но допускается использовать только русские буквы. К примеру, можно прописать «мерчендайзер», а оператор call-центра – нет. Если же работа связана с тяжелыми трудовыми условиями и предоставлением специалистам льгот, следует соблюдать требования общероссийских классификаторов:
    • ОКПДТР ОК 016-94 по Постановлению Госстандарта № 367 от 26.12.94 г.
    • ОКЗ ОК 010-2014 по Приказу Росстандарта № 2020-ст от 12.12.14 г.
    • Квалификационный справочник по Постановлению Минтруда № 7 от 21.08.98 г.
    • Профстандарты согласно стат. 195.1, стат. 57 ТК.
    • Единые ТКС по отраслям.
  • Количество штата – число штатных единиц указывается по планируемым показателям. Значение может быть выражено в полных единицах или неполных (0,25; 0,5; 0,75 ставки и т.д.).
  • Сведения по окладам (тарифным ставкам) – эти данные приводятся из полной ставки по должности.
  • Сведения по доплатам и надбавкам – указываются, если предусмотрены в СОТ (система оплаты труда) организации.
  • Величина ФОТ – общая сумма фонда оплаты труда определяется в гр. 9. Если есть дополнительная информация, ее вносят в гр. 10.

Штатное расписание может занимать не один лист, а несколько. В этом случае документ прошивается, а все страницы нумеруются. Не запрещается хранить документ не «на бумаге», а в электронном виде, и подписывать форму с помощью ЭЦП (при ее наличии).

С 1 января 2020 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат

Что случилось?

Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками. Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

Зачем нужен перевод кадровых документов в электронный вид

Как пояснил заместитель министра труда и социальной защиты РФ Всеволод Вуколов:

Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом РФ , с другой — многочисленные обращения работников. В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Таких обстоятельств достаточно много.

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе. Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе. При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.

Права участников эксперимента

Работодатели, которые станут участниками эксперимента, получат такие права и обязанности:

  • возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
  • возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
  • обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
  • возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Оформлением электронных подписей работникам, а также финансированием всех расходов, связанных с ведением электронных кадровых документов, касающихся трудовых отношений, будут заниматься работодатели. Работники никаких дополнительных расходов нести не будут.

Минтруд предполагает, что эксперимент будет реализован в период с 01.01.2020 по 31.12.2020. Нормативным регулированием порядка его проведения (включая определение правил отбора и перечня участников) и методическим сопровождением будет заниматься само министерство. Результаты проведения эксперимента будут учтены при подготовке поправок в Трудовой кодекс для установления ведения электронных кадровых документов всеми российскими законодателями. На сегодня желание принять участие в эксперименте уже выразили 37 крупных организаций-работодателей.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

  • График отпусков (форма № Т-7 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а );
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).
Читать еще:  Образец доверенности на представительство в суде, 2019, 2018 - Договор поручения, представительства - Образцы и бланки договоров

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13 ) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11 );
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а );
  • Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 );
  • Расчетная ведомость (форма Т-51 );
  • Лицевой счет (форма Т-54 );
  • Платежная ведомость (форма Т-53 );
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а );
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60 ).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а ). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73 ).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

  • Министерством финансов;
  • Министерством экономического развития и торговли;
  • Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2020 году?

Нам обещают, что в ближайшем будущем появятся не только электронные трудовые книжки, но и электронные трудовые договоры, а также договоры о материальной ответственности, ученические договоры и другие кадровые документы в цифровом формате.

Инициативы Минтруда

Предложения по внедрению электронного кадрового документооборота Минтруд начал готовить с 2017 года. Изначально ведомство выступало за нововведения, которые позволят:

  • предоставить работодателю право принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровым делом, в электронной форме;
  • все расходы по ведению документов в электронной форме возложить только на работодателя;
  • уравнять с точки зрения юридической силы документы в электронном и бумажном виде;
  • обязать работодателя предоставлять электронные документы в бумажном виде по требованию работника.

При Минтруде действует рабочая группа, цель которой — подготовить законодательные предложения, связанные с переводом кадрового документооборота в электронный вид.

Электронные проверки ГИТ

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2019 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат. Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки. Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Максим Топилин

министр труда и социальной защиты

Мы также планируем в последующем вообще перейти на бесконтактный способ проверки путем проверки в удаленном режиме с использованием электронных технологий. Но для этого нужно, чтобы созрели условия для ведения всего делопроизводства, кадропроизводства в электронном виде.

Стоит отметить, что первый шаг к переходу на формат электронных проверок чиновники уже сделали, запустив сервис самопроверок «Электронный инспектор». Он позволяет работодателям самостоятельно пройти предварительную проверку соблюдения требований трудового законодательства.

По результатам самопроверки работодатель получает заключение интерактивного сервиса об отсутствии или наличии нарушений в трудовых отношениях, а также инструменты для их устранения: инструкции к действию, шаблоны и образцы документов. Сервис, как справедливо отмечено, «позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда».

Электронная трудовая книжка

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Полный отказ от обычных трудовых книжек планируется с 1 января 2027 года. Таким образом, привычный документ превратится в электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

С 1 января 2021 года работодатели вернут работникам бумажные трудовые книжки, поскольку с них снимется ответственность за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, написавшие заявление о продолжении ведения бумажного аналога.

У электронных трудовых масса преимуществ:

  • упрощают ведение кадрового производства;
  • снимают вопрос о соблюдении сроков выдачи книжек при увольнении;
  • освобождают работника от необходимости запрашивать у работодателя копии трудовой;
  • стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • возможность для работников контролировать в режиме онлайн все сведения, которые вносятся в их трудовую.

Как будет учитываться трудовой стаж

Сейчас действует двойной учет трудового стажа: органы ПФР делают это на лицевых счетах работников, а работодатели — в трудовых книжках.

Сведения о стаже фонд берет из данных индивидуального лицевого счета работника. Поэтому эксперты считают, что с появлением электронных трудовых книжек пропадет ненужная двойная работа в учете стажа.

С 1 января 2020 года работодателям придется представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР по форме СЗВ-ТД, и делать это нужно будет ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года эта информация при приеме на работу или увольнении должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа.

Электронные трудовые договоры

Инициатива по переводу трудового договора в электронную форму возникла, в частности, в связи с необходимостью как-то решить вопрос с оформлением трудовых отношений с дистанционными работниками.

Чиновники предполагают, что электронный трудовой договор не только сократит финансы и время на заключение трудового договора, но и позволит перевести дистанционных работников в поле легальной занятости.

Еще два года назад руководитель Роструда Всеволод Вуколов предложил создать специальную интерактивную площадку для заключения электронных трудовых договоров. По его словам, такой площадкой может выступать портал «Работа в России».

Эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений одобрила законопроект о начале перевода кадровых документов в электронный формат в рамках эксперимента. Он продлится с 1 января по 31 декабря 2020 года.

Суть эксперимента — дать возможность работодателям вести практически все кадровые документы в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге.

Нужна электронная подпись? Подберите сертификат под вашу задачу

Известно, что в ряде случаев работодатель обязан будет обеспечить использование усиленной квалифицированной электронной подписи с обеих сторон: при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector